FMI SPORT PER MINORE

RICORDIAMO AI TESSERATI CHE DEVONO CONSEGNARE IL CERTIFICATO MEDICO IN ORIGINALE PRESSO LA SEDE

1. Premesse Il presente documento “Linee Guida e Strumenti operativi Uisp Privacy” rappresenta un primo contributo per affrontare l’importante adempimento del trattamento dei dati personali, così come modificato dalla nuova normativa comunitaria. Se prima la normativa sulla privacy elencava le misure di sicurezza da adottare ed il trattamento dei dati era subordinato ad una autorizzazione, ora, di fatto, si deve partire da una prima valutazione dei rischi connessi al trattamento, di ogni singolo ambito e situazione, per procedere quindi all’individuazione degli strumenti di sicurezza da adottare. L’obiettivo di questo documento è pertanto informare gli operatori e i dirigenti dell’Uisp Nazionale, gli operatori e i dirigenti dei Comitati Uisp Regionali e Territoriali (di seguito denominati, in breve, Comitati), in merito agli oneri previsti quando trattano dati personali, alle procedure da adottare, nonché fornire tracce e fac-simili della documentazione prevista dalla normativa vigente. 2. Le disposizioni di riferimento La disciplina in materia di privacy è dettata dal: 1) Regolamento UE 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (in seguito GDPR), adottato dal Parlamento europeo e dal Consiglio il 27 aprile 2016; 2) Codice della privacy approvato con il D.lgs. 30/06/2003 n. 196, che sarà aggiornato per renderlo conforme a quanto previsto dal Regolamento europeo (l’aggiornamento doveva essere approvato entro il 21/05/2018 ma si sono avvalsi di un più ampio termine). Alla sua definizione concorrono inoltre le Linee Guida, sia a livello comunitario che nazionale, offerte dai relativi Garanti della privacy mentre possono essere di rilevante interesse anche i singoli provvedimenti del Garante della privacy. Si pensi alla risposta al quesito relativo ai certificati medici rilasciati per lo svolgimento dell’attività sportiva: per il Garante si tratta di dati comuni e non sensibili a meno che non si tratti del certificato di inidoneità alla pratica sportiva agonistica. 3. Trattare dati: quali e perché? La UISP tratta dati personali, a mero titolo esemplificativo, con riferimento a: 1) tesserati; 2) collaboratori retribuiti; 3) fornitori persone fisiche (gli adempimenti non sono prescritti con riferimento ai soggetti giuridici); 4) utenti delle attività che non sono anche tesserati; 5) utenti dei servizi offerti attraverso il sito internet, newsletter e APP; 6) operatori dell’informazione con cui interagisce per promuovere le proprie attività e iniziative; UISP – Unione Italiana Sport Per tutti 3 7) potenziali donatori per effettuare campagne di raccolta fondi. Si tratta sia di dati di cui è Titolare l’UISP Nazionale che di dati di cui i Comitati sono diretti titolari. È opportuno ricordare che il trattamento dei dati deve avvenire nel rispetto di quanto indicato nell’informativa con riferimento alla quale l’interessato ha prestato il proprio consenso. Non è necessario chiedere nuovamente il consenso, alla luce del GDPR, a meno che il Comitato UISP non sia in grado di poter dimostrare di aver acquisito il consenso al trattamento dei dati. All’interno dell’informativa UISP sono indicate le finalità di trattamento dei dati. Si evidenzia che il trattamento dei dati particolari/sensibili a titolo meramente esemplificativo può avvenire: – nell’espletamento degli adempimenti previsti dalla legge (si pensi al certificato penale rilasciato dal casellario giudiziario per i collaboratori che hanno rapporti diretti con minori); – per le particolari esigenze connesse alle attività organizzate a beneficio dei soci (es.: documentazione attinente alle allergie di cui potrebbero essere affetti quanti si iscrivono nei centri estivi); – con riferimento alle informazioni relative ad eventuali infortuni subiti dal socio nello svolgimento dell’attività sportiva organizzata dall’UISP e dalle associazioni/società sportive affiliate, per supportare il socio nei rapporti con la Compagnia Assicurativa con la quale è stata garantita, attraverso il tesseramento, l’attivazione della polizza; – nella gestione delle buste paga dei dipendenti al cui interno si evidenzino, a titolo esemplificativo, ritenute sindacali. 4. Per quanto tempo posso, o devo, conservare i dati? La determinazione del periodo di conservazione dei dati deve avvenire nel rispetto del principio di limitazione della conservazione dei dati (art. 5, par. 1, GDPR). Onde assicurare che i dati personali non siano conservati più a lungo del necessario, il Titolare dovrebbe stabilire ex ante un termine per la cancellazione o per la verifica periodica del rispetto del principio di limitazione. Si riportano le casistiche più comuni: 1) conservazione della documentazione contabile/fiscale: «Si ritiene condivisibile il criterio civilistico che individua in dieci anni il periodo di conservazione dei documenti rilevanti ai fini contabili, tributari e antiriciclaggio, in conformità con quanto previsto dalle norme di riferimento anche in relazione alla decorrenza dell’obbligo» (Ordine dei commercialisti); 2) documentazione attestante l’adesione alla società (modulo di adesione, elenco soci): la conservazione deve essere garantita quanto meno per il periodo suscettibile di accertamento fiscale ex art. 43 DPR 600/1973 (entro il 31/12 del V° anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione, VII° anno in UISP – Unione Italiana Sport Per tutti 4 caso di dichiarazione omessa/nulla), attesa la necessità di dimostrare l’effettiva esistenza del vincolo associativo; 3) certificato medico per attività sportiva: è indispensabile la conservazione per sei anni, avvalendoci del periodo indicato dall’art. 2947 Codice civile.